Une semaine avant le gala, l'école entre en zone rouge. Pour ne rien oublier (surtout côté captation vidéo), voici la checklist qu'on conseille aux écoles partenaires. J-7 : Confirmation du vidéaste Appelez votre vidéaste. Pas un email, un appel : vous vérifiez qu'il/elle est toujours OK pour la date, qu'aucune urgence n'a surgi (autre gala calé en parallèle, panne matériel). Validez : l'heure d'arrivée, l'accès à la salle, le contact technique sur place. J-6 : Programme finalisé Le vidéaste a besoin du programme dans l'ordre exact, avec les durées approximatives de chaque chorégraphie et les transitions. Sans ce document, le montage post-gala est galère : il faudra reconstituer l'ordre à partir des rushes, ce qui prend 2-3h supplémentaires. J-5 : Validation des costumes Dernière séance de répétition en costume + chaussures de scène. Notez les ajustements à faire : ourlet à reprendre, accessoire à remplacer, élastique de chausson à recoudre. Tout ce qui n'est pas réglé maintenant sera visible sur la vidéo. J-4 : Repérage avec le régisseur Visite de la salle avec le régisseur : éclairage, prises électriques, accès en coulisses, plan d'évacuation. Identifiez aussi l'emplacement précis des caméras pour qu'elles ne soient pas dans le champ des spectateurs. J-3 : Communication aux familles Email rappel : heure d'arrivée des élèves (1h avant), heure d'ouverture des portes, parking, distribution des billets ou QR codes, dress code coulisses. Ajoutez : "Le gala est filmé. Pas de flash photo pendant les chorégraphies, un éclat de flash brûle l'image vidéo". J-2 : Filage technique Filage complet en condition (musique, lumière, costumes) sans le public. C'est l'occasion d'identifier les problèmes : un noir entre deux tableaux trop long, une chorégraphie qui sort du cadre scénique, une transition musicale ratée. J-1 : Pause Ne pas répéter le soir d'avant. C'est tentant, c'est contre-productif. Les élèves sont meilleurs reposés. Pour l'équipe pédagogique : préparer les sacs, vérifier les batteries des micros HF, charger les téléphones. J : Le jour J Arrivée 2h avant ouverture, briefing technique 30 min avant le public. Le vidéaste est déjà installé depuis 14h normalement. Gestion des absents Si un élève est absent au dernier moment (maladie, blessure), le gala continue mais : (1) prévenez le vidéaste pour qu'il ajuste les cadres, (2) prévenez la famille concernée que la vidéo montrera leur enfant dans les chorégraphies où il était présent au filage, pas dans la version finale. Post-gala : le mail aux familles Le lendemain, envoyez aux parents un email récap : photos en attente, vidéo prête sous 20 jours (lien vers le code école si pas déjà précommandé), remerciements. C'est le moment où les ventes décollent : les familles ont l'émotion encore fraîche. Pour les écoles partenaires monGala, ce mail est généré automatiquement avec votre code école pré-rempli. Découvrir le programme.